E-Rechnungspflicht 2025: Was Steuerberater jetzt wissen müssen

Hand aufs Herz: Wie viele Ihrer Mandanten haben Sie in den vergangenen Monaten aktiv auf die E-Rechnungspflicht angesprochen? Und wie viele haben daraufhin gelassen mit den Achseln gezuckt - nach dem Motto "Das läuft schon irgendwie"?

Laut einer Umfrage des Digitalverbands Bitkom wissen nur 34 % der deutschen KMU-Inhaber, was die E-Rechnungspflicht konkret für ihr Unternehmen bedeutet. Als Steuerberater sind Sie in der faktischen Pflicht, diese Lücke zu schlieäen - bevor die ersten Bußgelder drohen.

Dieser Leitfaden gibt Ihnen alle Fakten, die Sie für die Mandantenberatung brauchen - inklusive übergangsfristen, Formatvergleich und einer druckfertigen Checkliste.

Was genau ab 2025 Pflicht ist - und was nicht

Das Wachstumschancengesetz hat die Grundlage geschaffen: Alle in Deutschland ansässigen Unternehmen, die umsatzsteuerpflichtige B2B-Leistungen erbringen oder beziehen, sind von der E-Rechnungspflicht betroffen. Klären Sie mit Ihren Mandanten zuerst, ob überhaupt eine Betroffenheit vorliegt.

Was als E-Rechnung gilt - und was nicht

Das ist der häufigste Irrtum in der Beratungspraxis: Eine schnäde PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird, ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Eine echte E-Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen und maschinenlesbare strukturierte Daten enthalten.

Es genügt nicht, dass das Dokument in digitaler Form vorliegt. Der Inhalt muss von ERP- und Buchhaltungssystemen ohne manuelle Eingabe verarbeitet werden können.

Wer ist ausgenommen?

Nicht jedes Unternehmen ist sofort und vollumfänglich betroffen. Ausnahmen gelten unter anderem für:

• Kleinbetragsrechnungen unter 250 € (§ 33 UStDV)
• Fahrausweise und Reiseleistungen (§ 34 UStDV)
• B2C-Rechnungen (Privatpersonen)
• Rechnungen aus steuerfreien Leistungen nach ß 4 Nr. 8-29 UStG

XRechnung vs. ZUGFeRD: Welches Format für welchen Mandanten?

Deutschland erlaubt zwei konforme Formate. Die Entscheidung, welches Format für welchen Mandanten das richtige ist, hängt von der Infrastruktur, den Handelspartnern und dem internen Know-how ab.

XRechnung - der Behördenstandard

XRechnung ist ein reines XML-Format - also eine Datei, die für das menschliche Auge ohne Hilfssoftware nicht lesbar ist. Sie wurde primür für den öffentlichen Beschaffungssektor entwickelt: Wer Rechnungen an Bundesbehörden stellt, muss XRechnung verwenden.

• Pflicht: öffentliche Auftrüge (B2G) - seit 2020
• Charakteristik: Nur Daten, kein visuelles Layout
• Nachteil: Braucht Visualisierungssoftware zur manuellen Prüfung
• Empfohlen für: Mandanten mit öffentlichen Auftrügen und starker ERP-Integration

ZUGFeRD - das hybride Alltagsformat

ZUGFeRD kombiniert das Beste aus zwei Welten: Das Dokument ist ein normales PDF, sieht wie eine klassische Rechnung aus - und enthält gleichzeitig in einem eingebetteten XML-Teil alle strukturierten Daten, die Buchhaltungssysteme benötigen.

• Charakteristik: PDF + eingebettetes XML (EN 16931-konform)
• Vorteil: Human-readable - keine Zusatzsoftware für die Sichtprüfung
• Aktuelles Format: ZUGFeRD 2.1 / 2.2 (Profil EN 16931)
• Empfohlen für: KMUs, die ihre Rechnungssoftware mit geringem Aufwand anpassen möchten

Die übergangsfristen im Detail

Der Gesetzgeber hat Unternehmen Zeit gegeben, sich umzustellen - aber nicht für alles. Unterscheiden Sie klar zwischen Empfangs- und Versandpflicht.

Empfangspflicht: Ab sofort und ohne Ausnahme

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes in Deutschland tätige B2B-Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Hier gibt es keine übergangsfristen. Wer eine E-Rechnung ablehnt, kann den Vorsteuerabzug verlieren.

Versandpflicht: Gestaffelte übergangsfristen

Beim Versand hat der Gesetzgeber mehr Spielraum gelassen:

• Bis 31.12.2026: Versand von Papier- und einfachen PDF-Rechnungen erlaubt - aber nur für Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 € im Vorjahr
• Bis 31.12.2027: Alle Unternehmen dürfen noch PDFs versenden, wenn der Empfänger zustimmt
• Ab 1.1.2028: Ausnahmslose Versandpflicht für E-Rechnungen im B2B-Bereich

Ihre Beratungs-Checkliste: So bereiten Sie Mandanten vor

Strukturieren Sie die Mandantenberatung in fünf Phasen. So stellen Sie sicher, dass nichts vergessen wird und die Umsetzung reibungslos läuft.

Welche Software-Lösungen Ihre Mandanten brauchen

Kein Mandant muss seine komplette Buchhaltungssoftware wechseln. In den meisten Fällen reichen Updates oder ergänzende Tools.

Update-Lösung (für DATEV-Nutzer)

DATEV hat für Steuerberater-Kanzleien und deren Mandanten umfassende Lösungen bereitgestellt: DATEV Unternehmen Online unterstätzt den Empfang und die Weiterleitung von E-Rechnungen vollständig. Prüfen Sie, ob Mandanten den Dienst aktiv nutzen oder ob nur das Kanzleipaket aktiv ist.

Ergänzungslösung (für andere Systeme)

Wer nicht mit DATEV arbeitet, braucht eine Middleware, die E-Rechnungen empfängt, konvertiert und in das bestehende System übergibt. Velo Automation übernimmt genau diese Funktion: automatischer Empfang, Pflichtfeldprüfung, Upload in das DMS und übergabe der Buchungssätze an das ERP.

Häufige Fragen aus der Mandantenberatung

Muss ein Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Die Empfangspflicht gilt auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG, wenn sie B2B-Leistungen beziehen. Die Befreiung vom Umsatzsteuerausweis berährt die E-Rechnungspflicht nicht. Eine einfache kostenfreie Viewer-Software reicht für den Empfang aus.

Was passiert, wenn ein Mandant eine E-Rechnung ablehnt?

Das ist seit 2025 nicht mehr zulössig. Der Empfänger ist verpflichtet, E-Rechnungen entgegenzunehmen. Eine Ablehnung kann als Obliegenheitsverletzung gewertet werden und den Vorsteuerabzug gefährden.

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen aus dem Ausland?

Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt zunächst nur für inländische B2B-Umsätze zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen. Für Transaktionen mit ausländischen Partnern gelten die jeweiligen Regelungen des Lieferlandes.

Fazit: Jetzt aktiv werden - bevor die Mandanten fragen

Die E-Rechnungspflicht ist keine bürokratische Last, sondern der Startschuss für echte Prozessdigitalisierung in deutschen KMU. Wer die Umstellung jetzt proaktiv angeht, profitiert von weniger manuellen Eingaben, schnellerem Zahlungseingang und besserer Liquiditätstransparenz.

Als Steuerberater haben Sie die einmalige Chance, sich als digitaler Berater zu positionieren - nicht nur als Reaktionspartner bei der nächsten Frist. Sprechen Sie Mandanten aktiv an, schicken Sie Rundschreiben, bieten Sie Webinare an.